Lavoro agile: come la tecnologia può aiutarvi a lavorare in modo più intelligente

Se avete mai lavorato in un ufficio, saprete che spesso non è il luogo più produttivo a dispetto di quello che si vuole far passare con l’immaginario che l’ufficio propone agli occhi della gente.

Le riunioni di solito sono utili quanto una teiera di cioccolato e troppo spesso i dipendenti devono aspettare che qualcun altro invii loro l’e-mail o il documento di cui hanno bisogno per poter finire il loro lavoro.

Forse siamo usciti dall’era oscura dei promemoria cartacei e delle macchine da scrivere manuali, ma per molti versi gli uffici sono rimasti più o meno gli stessi senza una grossa evoluzione negli anni, ma questo immobilismo non è detto che si debba riproporre nel lavoro agile.

Grazie ai recenti progressi tecnologici e ad alcuni pensatori innovativi, oggi viviamo in un mondo in cui le aziende possono essere più produttive che mai anche senza il limite di un ufficio fisico.

Con nuovi approcci alla gestione, alla comunicazione e persino alle tecniche di sviluppo del software, non c’è mai stato un momento migliore per le aziende per abbandonare i metodi di lavoro obsoleti e abbracciare nuovi modi di pensare.

Che cos’è il lavoro agile?

Il lavoro agile è un approccio gestionale progettato per rendere il lavoro più flessibile, efficiente e produttivo, spesso utilizzato nel settore tecnologico, dove è importante che i dipendenti siano in grado di rispondere rapidamente a nuove sfide e opportunità. Nasce come il miglioramento della situazione lavorativa e personale dei dipendenti che possono lavorare anche a distanza senza avere più obblighi e vincoli di orario ne di presenza in uffici magari lontani parecchi chilometri dalla propria abitazione.

Ad esempio, se un membro del team è malato, un altro può riprendere il suo lavoro o lo stesso lavoratore può completare il suo compito direttamente da casa collegandosi con una Vpn al computer del proprio ufficio.

Se un cliente richiede improvvisamente una modifica significativa al progetto, il team può adattarsi più rapidamente a questi cambiamenti. Gli approcci agili comportano una grande collaborazione, ma anche una forte attenzione alla realizzazione delle cose. Piuttosto che avere piani lunghi e dettagliati, il lavoro agile pone l’accento su obiettivi più brevi e mirati. Il team dovrebbe poi riunirsi regolarmente per verificare i progressi rispetto a questi obiettivi e modificarli, se necessario.

Il lavoro agile entra sicuramente negli ultimi anni nel vocabolario anche grazie ai lavori digitali che hanno preso il sopravvento, sostituendo numerosissime mansioni che stanno scomparendo piano a piano.

Abbiamo quindi bisogno di avvalerci di strumenti per lo smart working che siano in grado di accelerare e di aiutarci a gestire al meglio la nostra routine lavorativa.

Una premessa a tutto questo articolo che vi aspetta è doverosa, per fare tutto quello elencato in questo articolo è necessario avere una connessione a internet, altrimenti nulla di quanto elencato sarà possibile.

L’unico vantaggio è ormai l’onnipresenza di offerte ADSL che possono aiutarci a tenere i costi bassi della nostra linea fissa e quindi diminuire le spese mensili che vanno a gravare sul nostro portafoglio.

Uffico virtuale vs Ufficio Tradizionale

Molte aziende hanno abbandonato l’idea di far lavorare i dipendenti nello stesso ufficio, soprattutto quando assumono lavoratori a distanza, anche se avere tutti nello stesso ufficio ha senso sopratutto quando si parla di lavori di gruppo, spesso non è efficiente o conveniente sopratutto visto gli aumenti di spesa che stanno investendo i vari proprietari a diverso livello.

Con gli uffici virtuali, invece, le aziende possono assumere persone da tutto il mondo. L’avvento delle videoconferenze e di altri strumenti di collaborazione ha contribuito a trasformare l’idea degli uffici virtuali in una realtà più produttiva. Con strumenti come Slack, Trello, Zoom o Google Hangouts, è possibile comunicare sui progetti con i colleghi come se si fosse seduti nella stessa stanza. I computer portatili, i tablet e gli smartphone hanno contribuito a rendere più facile lavorare da qualsiasi luogo.

Lavorare senza ufficio

Sebbene lavorare in un ufficio virtuale possa essere un’ottima opzione per le aziende, a volte non è possibile trovare lavoratori a distanza. Questo è particolarmente vero per alcuni settori, come la sanità, l’istruzione e la legge. Spesso è anche il caso delle aziende più piccole che vogliono mantenere bassi i costi.

Per questo tipo di aziende, lavorare senza ufficio non è solo una possibilità, ma una necessità. Ma questo non significa che debbano sacrificare la produttività. Negli ultimi anni si sono diffuse nuove tecnologie e strumenti che le aziende possono utilizzare per lavorare senza ufficio.

Questi strumenti hanno contribuito a rendere il lavoro senza ufficio altrettanto efficace e produttivo di quello in ufficio, ad esempio, con gli strumenti SaaS, i dipendenti possono accedere al software di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro da remoto, in questo modo possono utilizzare lo stesso software che utilizzerebbero se fossero in ufficio.

I nomadi digitali non sono sicuramente una trovata pubblicitaria e il loro movimento sta aumentando di giorno in giorno, complice anche la possibilità di lavorare dove si vuole che ormai in molti settori è la prassi, sopratutto fuori dall’Italia.

Molti utenti scelgono i paesi Asiatici per il costo infinitamente minore sia della vita che delle spese connesse, una delle mete più gettonate è la Thailandia ma rimane sempre in voga anche le Canarie, seppur ora il costo di permanenza si sia notevolmente alzato.

Strumenti di comunicazione integrati

In un ufficio, la comunicazione può essere una sfida. Bisogna fare affidamento sugli altri per comunicare con noi, ad esempio inviando un’e-mail o telefonando. Chiunque abbia mai lavorato in un ufficio sa che questo non è sempre il modo più efficiente di comunicare. Uno studio ha infatti dimostrato che chi lavora in ufficio passa più di due ore al giorno a leggere e rispondere alle e-mail. Si tratta di una quantità enorme di tempo che potrebbe essere impiegata in modo più produttivo.

Non sorprende quindi che sempre più aziende cerchino di migliorare il loro modo di comunicare. In molti casi, ciò significa abbandonare la posta elettronica per la maggior parte delle comunicazioni e passare a strumenti di comunicazione più integrati. Questi strumenti aiutano a mantenere i team in contatto e ad assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina. Contribuiscono a ridurre la quantità di tempo che le persone dedicano alla posta elettronica e, di conseguenza, a diventare più produttive.

Strumenti di videoconferenza

Al giorno d’oggi esistono molti strumenti per le videoconferenze e la maggior parte di essi offre funzionalità simili. È possibile trovare piani gratuiti con alcune limitazioni o piani aziendali per webinar e videoconferenze con centinaia o addirittura migliaia di partecipanti.

Poiché le cose cambiano rapidamente, i fornitori di questi servizi aggiungono ulteriori funzionalità ai loro piani gratuiti, che oltre a funzionare da computer, possono essere utilizzati da smartphone e tablet o funzionare in un browser senza installazione, sono ormai passati i tempi delle comunicazioni traballati, ora grazie alle webcam di nuova generazione si possono anche eseguire streaming su twitch di alto livello, cambiando completamente la qualità di visualizzazione del video.

Ovviamente ho elencato i programmi più utilizzati anche a livello aziendale per comodità e per sicurezza, nessuno ovviamente vi vieta di organizzarvi come meglio preferite.

I programmi per le videoconferenze più conosciuti:

Zoom;
Skype;
Google Meet;
Microsoft Teams:
Discord;
Google Dup.

Ci sono molte scelte se si desidera trasmettere video e audio, condividere lo schermo o una singola finestra, chattare, inviare documenti e altro ancora. Queste applicazioni, in modalità “base”, sono abbastanza facili da usare; tutte hanno un’integrazione con il calendario che consente di organizzare e pianificare le riunioni inviando un link ai partecipanti e avvisandoli. Tutte queste applicazioni utilizzano la webcam integrata del computer.

Suite per la produttività

Tutti i pacchetti di licenze commerciali sono dotati di un’area online in cui collaboratori, dipendenti e clienti possono accedere ai file. L’e-mail dovrebbe essere l’ultima risorsa se si lavora con apparecchiature di automazione d’ufficio. Per imparare come funzionano i vostri strumenti, passate un po’ di tempo con loro. Microsoft Office 365 è il pacchetto di software per l’automazione dell’ufficio più diffuso e viene fornito con un terabyte di spazio di archiviazione su OneDrive in tutte le versioni (tranne quella per studenti). Con il relativo software installato, è possibile sincronizzare una o più cartelle del computer con il cloud mentre si lavora come di consueto, e i documenti saranno sempre aggiornati nel cloud e accessibili da qualsiasi luogo, anche in viaggio e solo con un browser.

L’azienda potrebbe fornire licenze di tipo aziendale, che consentono di utilizzare il computer personale, il tablet e il telefono; verificare con il reparto IT se è possibile utilizzare la licenza su tutti e tre i dispositivi.

Strumenti intelligenti per un lavoro intelligente

Con l’avvento di Internet, le aziende sono state in grado di digitalizzare gran parte del loro lavoro. Ma negli ultimi anni si è passati dalla semplice digitalizzazione del lavoro alla trasformazione digitale. Si tratta di un approccio più completo che si concentra sull’utilizzo della tecnologia per migliorare tutte le aree aziendali, non solo quelle tecnologiche.

Ad esempio, l’intelligenza artificiale, l’apprendimento automatico e l’elaborazione del linguaggio naturale vengono ora utilizzati dalle aziende per automatizzare parti del loro lavoro. Ciò contribuisce a rendere il lavoro meno lungo e noioso, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su compiti più importanti. Strumenti di comunicazione integrati, strumenti SaaS e altre tecnologie digitali contribuiscono a rendere il lavoro il più efficiente possibile.

Sviluppo di software

Oltre a sviluppare nuovi prodotti e servizi, le aziende devono anche mantenere aggiornati i sistemi esistenti, qui ovviamente nascono i maggiori problemi essendo molte aziende avvezze all’uso di sistemi informatici obsoleti e fuori produzione.

Ciò può includere l’aggiornamento del software esistente, la correzione di bug o l’installazione di un nuovo software per sostituire i sistemi esistenti. Sebbene lo sviluppo del software possa essere un processo impegnativo, esistono nuove tecnologie e approcci che contribuiscono a renderlo più efficiente.

Conclusione

Il lavoro agile può sembrare un sogno per i dipendenti, possono lavorare quando e dove vogliono e, se lo desiderano, anche da remoto.

Ma è importante ricordare che non è tutto divertimento e giochi richiede molto duro lavoro e disciplina da parte dei dipendenti se vogliono avere successo.

Ciò significa che i dipendenti devono essere più autodisciplinati e responsabili del proprio lavoro e dei propri risultati, deve crearsi quindi un lavoro di squadra importante per riuscire a mantenere viva la collaborazione anche a distanza.

Questo potrebbe essere sicuramente il futuro del lavoro in alcuni ambiti,